¿Cuándo estás obligado a contratar formalmente?
En México, toda relación laboral donde existe subordinación, horario y remuneración es considerada un contrato laboral formal, independientemente de cómo lo llames. Si pagas a alguien de forma periódica por trabajar bajo tus instrucciones, estás obligado a:
- Inscribirlo en el IMSS (seguridad social)
- Emitir CFDI de nómina con cada pago
- Pagar todas las prestaciones de ley establecidas en la LFT
- Retener y enterar el ISR correspondiente
- Realizar aportaciones al INFONAVIT y al SAR/Afore
Esto aplica tanto si eres persona física con actividad empresarial como si tienes una Persona Moral (SA de CV, SRL, etc.). No registrar a tus empleados es una infracción laboral y fiscal simultánea.
Paso a paso: cómo contratar un empleado en México
Paso 1 — Verifica que tu empresa esté correctamente constituida y con RFC activo
Para poder dar de alta empleados necesitas tener tu RFC activo con régimen que permita deducir nómina. Si eres persona física con actividad empresarial, verifica que tu RFC esté dado de alta correctamente. Si eres Persona Moral, necesitas el RFC de la empresa más el de su representante legal.
Paso 2 — Registra tu empresa como patrón ante el IMSS
Antes de dar de alta a tu primer empleado, debes registrar tu empresa (o actividad) como patrón ante el IMSS. Este trámite se realiza en la subdelegación del IMSS correspondiente a tu domicilio fiscal o de manera digital en imss.gob.mx.
Documentos para el registro patronal:
- Constancia de Situación Fiscal (RFC activo)
- Comprobante de domicilio fiscal
- Identificación oficial del patrón o representante legal
- Acta constitutiva (si eres Persona Moral)
- Número de cuenta bancaria CLABE para domiciliación
Paso 3 — Recaba los datos del trabajador
Para dar de alta a cada empleado en el IMSS necesitas:
- CURP del trabajador
- NSS (Número de Seguridad Social) — si no lo tiene, el IMSS lo asigna en el alta
- RFC del trabajador (para emitir CFDI de nómina)
- Datos bancarios (CLABE) para depósito de salario
- Comprobante de domicilio
Paso 4 — Calcula el Salario Base de Cotización (SBC)
El SBC es la base sobre la que se calculan todas las cuotas al IMSS, INFONAVIT y SAR. No es igual al salario neto que recibe el trabajador. El SBC incluye:
| Concepto | ¿Integra al SBC? |
|---|---|
| Salario ordinario diario | ✅ Sí |
| Partes proporcionales de aguinaldo | ✅ Sí |
| Partes proporcionales de prima vacacional | ✅ Sí |
| Comisiones | ✅ Sí |
| Horas extra (hasta el límite legal) | ✅ Sí (parcialmente) |
| Alimentación y habitación (si es parte del contrato) | ✅ Sí |
| Vales de despensa (hasta 40% del salario mínimo) | ❌ No (exentos) |
| Fondo de ahorro (hasta 13% del salario) | ❌ No (exento) |
| Ayuda para transporte (fija) | ❌ No (exenta) |
Paso 5 — Da de alta al trabajador ante el IMSS
El alta del trabajador debe realizarse antes o el mismo día que inicia labores, nunca después. Se hace mediante el portal IDSE (IMSS Desde Su Empresa) o en la subdelegación. El plazo máximo permitido es el día anterior al inicio de labores.
Paso 6 — Firma el contrato laboral
La LFT (Ley Federal del Trabajo) exige contrato escrito. Las modalidades más usadas son:
- Contrato por tiempo indeterminado: el más común y el que más protección da al trabajador. Sin fecha de fin.
- Contrato por tiempo determinado: solo cuando la actividad o el proyecto tiene duración definida. No puede usarse para evitar la permanencia.
- Contrato por obra determinada: para proyectos específicos. Se extingue al terminar la obra.
- Contrato de período de prueba: hasta 30 días (90 días para puestos directivos). El trabajador tiene todos los derechos de ley durante este período.
Paso 7 — Emite CFDI de nómina en cada pago
Cada pago de salario debe ir acompañado de un CFDI de nómina (tipo "N"). Sin este comprobante, el gasto de nómina no es deducible para efectos del ISR. El CFDI de nómina contiene:
- RFC del patrón y del trabajador
- Percepciones (salario ordinario, horas extra, bonos)
- Deducciones (ISR retenido, IMSS trabajador, préstamos)
- Otros pagos (vales, fondo de ahorro)
- Importe neto a pagar
Para emitirlos necesitas un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación). Los más usados son CONTPAQi, Aspel, Facturama y MiCFDI. Si ya emites facturas CFDI, el proceso es similar.
Cuotas al IMSS: ¿cuánto paga el patrón?
Las cuotas patronales al IMSS son uno de los costos más significativos de contratar personal. Se calculan sobre el SBC y varían según el tipo de riesgo de trabajo de la empresa:
| Ramo del seguro | Cuota patronal (% del SBC) | Cuota obrera (% del SBC) |
|---|---|---|
| Enfermedades y maternidad (fija) | ~1.05% | ~0.375% |
| Enfermedades y maternidad (excedente) | ~1.10% | ~0.40% |
| Invalidez y vida | 0.625% | 0.625% |
| Retiro (SAR) | 2.00% | — |
| Cesantía y vejez (Afore) | 3.150% | 1.125% |
| Guarderías y prestaciones sociales | 1.00% | — |
| Riesgo de trabajo (variable) | 0.50%–7.58% | — |
| INFONAVIT | 5.00% | — |
| Total aproximado | ~30–35% del SBC | ~5% |
Esto significa que el costo real para el empleador por un trabajador con salario de $20,000 MXN brutos/mes es aproximadamente $26,000–$27,000 MXN/mes considerando todas las cuotas. Este cálculo es fundamental para presupuestar correctamente tu plantilla.
Prestaciones de ley obligatorias
Además de las cuotas al IMSS, todo empleado formal tiene derecho a las siguientes prestaciones mínimas según la LFT:
| Prestación | Mínimo legal | Cuándo se paga |
|---|---|---|
| Aguinaldo | 15 días de salario | Antes del 20 de diciembre |
| Vacaciones (1er año) | 12 días hábiles | Al cumplir 1 año, más días por antigüedad |
| Prima vacacional | 25% del salario durante vacaciones | Al tomar vacaciones |
| Reparto de Utilidades (PTU) | 10% de la utilidad fiscal | Entre el 1 mayo y 29 junio (PF) o mayo (PM) |
| Jornada máxima | 8 hrs diurna / 7 nocturna / 7.5 mixta | — |
| Día de descanso semanal | Al menos 1 día por semana | — |
| Días festivos | 7 días obligatorios (art. 74 LFT) | Con goce de salario |
ISR sobre nómina: retención y entero
Como patrón, eres responsable de calcular, retener y enterar al SAT el ISR de tus trabajadores mensualmente. No es opcional — si no lo haces, el SAT te cobra el ISR omitido más recargos y multas.
El cálculo usa la tarifa del artículo 96 de la LISR (tabla progresiva mensual). Los pasos son:
- Calcular el ingreso gravable del mes (percepciones menos deducciones exentas)
- Aplicar la tabla de ISR mensual para obtener el impuesto
- Aplicar el subsidio al empleo si corresponde (trabajadores de bajos ingresos)
- Retener la diferencia al trabajador en el CFDI de nómina
- Enterar el ISR retenido al SAT mediante declaración mensual
Recuerda que en enero de cada año debes presentar la declaración informativa de sueldos y salarios al SAT. Para más información sobre el cálculo del ISR, consulta nuestra guía completa de ISR para personas físicas.
¿Puedo contratar empleados siendo RESICO?
Sí, puedes tener empleados estando en RESICO (Régimen Simplificado de Confianza), pero con una limitación clave: tus ingresos anuales no deben superar $3.5 millones de pesos si eres persona física. Al contratar personal, los gastos de nómina son deducibles en RESICO, lo que puede reducir tu base gravable.
Sin embargo, si superas ese límite o tienes varios empleados con nómina considerable, puede ser más conveniente migrar al Régimen de Actividad Empresarial y Profesional. Nuestros contadores analizan cuál te conviene según tu situación específica.
Costos de una liquidación laboral
Si decides prescindir de un trabajador debes conocer las modalidades y costos:
- Renuncia voluntaria: pagas partes proporcionales de aguinaldo, vacaciones y prima vacacional (proporcionales al tiempo trabajado).
- Rescisión sin causa justificada (despido injustificado): además de las partes proporcionales, pagas 3 meses de salario + 20 días por año trabajado + 12 días de prima de antigüedad por año.
- Rescisión por causa justificada: solo partes proporcionales de prestaciones, sin indemnización constitucional.
Preguntas frecuentes
¿Puedo contratar sin contrato escrito?
Técnicamente la LFT presume la existencia del contrato aunque sea verbal, pero la ausencia de contrato escrito te coloca en desventaja legal ante cualquier disputa. Siempre firma contrato escrito antes de que el empleado inicie labores.
¿Qué pasa si contrato a un extranjero?
Puedes contratar extranjeros en México, pero deben contar con permiso de trabajo vigente (tarjeta de residencia con permiso para trabajar). Necesitan RFC, CURP y NSS. El empleador también está obligado a dar aviso al INM (Instituto Nacional de Migración). Si planeas operar tu empresa con personal extranjero, consulta las restricciones de proporción (máximo 10% del personal puede ser extranjero en la mayoría de los casos).
¿Cuánto tarda el alta en el IMSS?
El alta patronal puede tomarte entre 1 y 5 días hábiles si lo haces en la subdelegación, o ser inmediata si lo tramitas en el portal IMSS Digital. El alta de cada trabajador vía IDSE es instantánea una vez que estás registrado como patrón.
¿Cuánto cuesta llevar la nómina con un contador?
El costo de administrar la nómina con un contador externo depende del número de empleados y la complejidad. Con Nexoconsult, el servicio de nómina está incluido en nuestros planes desde $1,500 MXN/mes. Esto incluye cálculo de nómina, emisión de CFDI, cálculo y entero de cuotas IMSS, retención de ISR y declaraciones mensuales.
¿Listo para contratar tu primer empleado o necesitas ordenar tu nómina?
Nuestro equipo se encarga del alta en IMSS, contratos, CFDI de nómina, retenciones de ISR y todas las obligaciones patronales. Atención en español, inglés y ruso.
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